Considere la entrada de un nuevo empleado a un lugar de trabajo, ¿qué aspectos relacionados con la organización administrativa de una empresa podrían interferir en su inserción y adaptación? A partir de lo anterior, ¿cuál podría ser un aporte de relaciones públicas dentro del proceso de organización administrativa de una empresa?
Recuerde: Por medio de la organización administrativa se coordina, se crean sistemas y estructuras, se agrupan los recursos y se divide el trabajo, etc.
19 comentarios:
Algunos de los aspectos que podrían interferir en la inserción y adaptación de la entrada de un nuevo empleado a un lugar de trabajo son los siguientes:
- Incertidumbre acerca de la diferenciación entre las líneas de autoridad y las de información, lo que provocaría confusión en cuanto a quien debe obedecer o brindar información acerca de la labores que efectúa, así como su derecho limitado o ilimitado a información de la empresa.
- Atribución de responsabilidad, pero carente de autoridad, dado que sus labores pueden que no se encuentren en condiciones de obtener el resultado esperado.
- Sobre y/o suborganización, incapacidad de administrar de manera correcta la administración de tareas o contar con asistentes inncesarios; por lo cual sus tareas como empleado serían desperdiciadas o subvaloradas.
El aporte desde las Relaciones Públicas que se podría hacer:
- Proponer a la Gerencia realizar una conceptualización del tiempo de organización que se desea tener, de acuerdo a los objetivos e ideologías.
- De acuerdo a esa conceptualización efectuar un una posible división de los encargados de responsabilidad y autoridad.
- Anular o reubicar los cargos que sean innecesarios como asistentes que pueden distanciar las relaciones de poder de los gerentes con respecto a los subordinados.
- Proponer un plan de comunicación activo y dinámico entre los distintos entes que trabajan en la organización.
- Creación de herramientas o sitios que permitan un mejor desenvolvimiento de las labores como de los flujos de comunicación.
Claro, este aporte depende del puesto que ocupe el Departamento de Relaciones Públicas en dicha organización.
Cuando leí la primera parte de esta pregunta en lo primero que pensé fue en que tal vez la gente de Recursos Humanos debería ser la encargada de que el nuevo trabajador encaje con la dinámica de la organización.
Luego pensé que sí, que eso mismo lo estábamos viendo en clases, los de Recursos Humanos deben velar porque el trabajador se inserta bajo la tutela de la administración de labores, como un ente solucionador de la mayoría de los problemas que señala Dinia.
Sin embargo, la comunicación juega un papel vital, debe asegurar más que el acceso de flujos de información, una correcta respuesta al entorno laboral.
Como una forma de construir relaciones laborales y permitir la comunicación vertical y horizontal. La administración debe crear una buena estrutura organizativa para que los trabajadores se desarrollen completamente, de manera integral.
La comunicación debe aparecer como un eje enlazador, en mejor forma de organización administrativa, siguiendo los lineamientos orientados por la gerencia, según sus objetivos, necesidades, demandas y planes.
Debe existir un contacto directo entre el departamento de comunicación, de manera idónea dirigido por Relacionistas Públicos y los trabajadores, sin pasar por intermediarios.
Toda empresa tiene una cultura y valores por los que se rige y bajo los cuales trabaja, siempre que se llega a una nueva empresa existe todo un período de adaptación que puede ser aún más complejo si nos encontramos con relaciones confusas, donde no sabemos quien hace que, ni cuales son nuestras responsabilidades, problemas para definir líneas de autoridad e información y sobreorganización o suborganización.
Las Relaciones Públicas pueden implementar varias estrategias y planes:
Elaborar diagramas organizacionales donde se especifiquen claramente las líneas de autoridad y como están entrelazadas, así como crear una forma de informar eficazmente a las personas de sus respectivas responsabilidades y la autoridad que poseen.
Establecer canales de información adecuados en los que puedan participar todos los empleados, por ejemplo si cuentan con servicios de Intranet o Internet, vía electrónica, si no todos cuentan con esta facilidad mediante boletines, pizarras o mediante su jefe o supervisor directo, la idea es que todos tengan acceso a la información OFICIAL de su empresa y no a lo que averigüen o les cuenten fuentes no oficiales.
Una vez definidos los puestos que no están siendo útiles a la organización, los profesionales en RRPP, pueden encargarse de explicar a los demás empleados la reorganización de la empresa, el por que se hace y los beneficios que tiene.
Recordemos que como profesionales en RRPP no estamos capacitados para solucionar CUALQUIER problema de CUALQUIER índole, en muchas ocasiones necesitaremos asesoria de un experto, lo importante es como somos capaces de apoyar en cualquier cambio que este experimentando la empresa, que sabemos como tratar a las personas, como comunicar las cosas adecuadamente, como crear estrategias y planes de contingencia para hacer de una empresa una mejor organización
Uno de los aspectos relacionados con la organización administrativa que puede interferir en la inserción y adaptación adecuada del nuevo empleado es la definición funcional, ya que es de suma importancia que se le dé por escrito una definición clara de su puesto donde s ele indique : su función, horario asignado, deberes y responsabilidades, dependencias, elementos de trabajo, trabajo de cada persona, actividad de cada organismo y las relaciones de autoridad es por medio de esta información que se podrá desempeñar de manera más eficiente en el trabajo además de sentirse más como y seguro, como en familia y no ajeno, desubicado y extraño.
Cuando una persona se integra a una organización, luego de un largo proceso de reclutamiento y selección de personal, la empresa debe preocuparse por crear condiciones que permitan al nuevo trabajador desenvolverse con el máximo de su potencial, para así generar mayor productividad y coadyuvar a la consecución de los objetivos organizacionales. Para esto es de vital importancia el relacionista público.
Mi aporte como relacionista pública para asegurarme de que se dé una incorporación adecuada del nuevo empelado al cuerpo de trabajo sería mediante: el desarrollo de un tipo de manual de bienvenida y políticas que diga lo siguiente:
ESTIMADO (A) COMPAÑERO (A) DE NUEVO INGRESO
A nombre de la gran familia que formamos ....... te damos la más cordial bienvenida y, en lo personal, te felicitamos porque desde hoy formas parte de ......................, en la cual laboran las mas capacitadas y entusiastas personas.
Para que empieces a conocer la gran empresa en la que empiezas a laboral te ofrecemos en estas pequeñas líneas una historia de la compañía, así como los servicios que ofrecemos, la Misión y los valores que son la base de la ideología de esta gran empresa.
Tenemos programado que al ingresar a tu puesto tengas una adecuada inducción y capacitación; pero si esto no es suficiente, esperamos que tengas la suficiente confianza y libertad de preguntar cuantas veces sea necesario para aclarar tus dudas.
Estamos seguros que tu estancia en .......será una grata y enriquecedora experiencia, nunca olvides que las oportunidades para tu desarrollo y crecimiento profesional se darán de acuerdo a tu desempeño, te reiteramos la más cordial bienvenida.
Breve reseña de la Historia de la empresa ..
Breve reseña de sus productos y servicios...
Breve reseña de las políticas de la empresa
Misión y Visión de la empresa
Valores de la empresa
Reglamentos de la empresa.
Asimismo, me encargaría de crear un flujo de comunicación apropiado entre el nuevo empleado y sus compañeros de trabajo así como con sus superiores deacuerdo para que este tenga el apoyo necesario para empezar a laborar de manera eficiente y efectiva y se sienta rápidamente parte de la familia.
Como la organización administrativa depende del tipo y tamaño de la empresa, el rango de acción de las RRPP puede variar. En el caso de tratar de integrar un nuevo empleado, nuestra disciplina tiene una labor importante, en conjunto (o no) como mencionaba Lucía con departamentos de RH y Reclutamiento y Selección. De acuerdo con Raquel también en el propio proceso de contratación/ inserción, se debe partir por procurar que exista una presencia de la empresa en la recepción de documentos y entrega de ofertas de servicios, asegurándonos que estén presentes logos, lemas y aspectos generales de la empresa.
Ya una vez que se seleccionó al empleado a contratar se debe preparar una bienvenida en la que se den a conocer aspectos propios de la O.A como dijo Raquel: Historia, misión, visión y objetivos empresariales, el tipo de estructura de la organización y del departamento o división en el cual se va a insertar el trabajador. Así, también es el momento para dar a conocer manuales de estilo y normativas internas, entre otros aspectos que deba conocer el nuevo empleado para que tenga una inserción positiva y beneficiosa dentro de la organización.
Al ingresar a una nueva empresa es normal que el empleado tenga dificultades para adaptarse a una nueva estructura organizacional. Por ejemplo, si el trabajador provenía de una compañía muy rigurosa, centralizada y con pocos o limitados flujos de información se podría sentir agobiado al entrar a una organización más liberal.
Es por eso que una vez firmado el contrato laboral es necesario hacer saber al colaborador la ideología, misión y visión de la empresa para que de esa manera pueda saber cómo situarse dentro del contexto organizacional.
Otro aspecto que podría influir en la adaptación del empleado a la empresa es la falta de claridad en cuanto a sus labores. Es decir, algunos trabajadores no tienen bien definido cuál es su posición y función dentro de la empresa y por eso no logran un buen grado de productividad ni especialización. Es ahí donde los administradores pueden echar mano de las RRPP y crear manuales que especifiquen las funciones de cada uno de los puestos.
Además es importante la elaboración de organigramas que comuniquen la cadena de mando, para que los empleados tengan en claro a quién deben rendir cuentas y a quién acudir en caso de alguna duda o emergencia.
La falta de cursos de inducción y capacitación del empleado también pueden producir que éste se sienta aislado dentro del campo laboral. De nada sirve que alguien sepa las labores que le corresponde hacer, si no sabe cuál es la metodología indicada para hacerlas.
Algunas empresas optan por que los nuevos aprendan empíricamente o a partir de la observación, lo cual no es del todo negativo, ya que permite que el trabajador sea proactivo y busque como dar solución a los problemas, sin embargo siempre es necesario dar una orientación básica al empleado que permita su futuro desarrollo.
Para esto las RRPP deben permitir que los flujos de comunicación sean lo más equitativos posible, para que cualquier malestar o duda que el empleado pueda tener sean disipados con la mayor brevedad.
Por último, es importante que el empleado tenga un espacio donde se pueda expresar y porque no hasta recrear, para que el colaborador se sienta parte de una familia, este a gusto con la empresa y por ende tenga un buen desempeño. Las RRPP deben estar atentas a las necesidades de los empleados, y si bien no debe satisfacerlas todas si puede aportar ideas para mejorar el ambiente laboral.
Cada empresa cuenta con su propia estructura por lo que cuando un nuevo empleado llega siempre se va anecesitar que se le oriente de una adecuada manera para facilitar su ingreso y adaptación.
Sin embargo este proceso puede dificultarse si la empresa no tiene bien definido su estructura de trabajo, ya que este ocacinará que el nuevo empleado no tenga claro cual es su lugar en la empresa y cuales son las funciones que debe realizar.
Lo anterior se relaciona con lo que se mencionaba en la lectura sobre la falta de definición de las líneas de autoridad y la falta de limitación de las labores a realizar. Esto generará que el empleado no tenga un buen rendimiento.
Otro aspecto que puede interferir es que la empresa no tenga claro la dirección de los flujos de comunicación, es decir no está definido si la comunicación es por ejemplo ascendente o descendente, esto generará dudas en el empleado y no sabrá si tiene la posibilidad de opinar y si sus opiniones serán escuchadas.
Además si la empresa cuenta con una estructura muy "cuadrada" o "cerrada" y si el empleado está acostumbrado a sistemas de trabajo más libres le resultará muy difícil adaptarse.Lo mismo si es a la inversa es decir si la empresa tiene una línea de trabajo muy libre y el empleado está acostumbrado a algo más estructurado.
Ante un panorama así las RRPP podrían interferir para facilitar la adaptación del empleado realizando las siguientes acciones:
Primero si el problema es una falta de definición de labores y autoridad dentro de la empresa se debe hacerle ver a la Gerencia ese problema y diseñar un plan para lograr definir todos estos aspectos.
Luego se dede diseñar un plan de comunicación que permita que el nuevo empleado conozca punto por punto la organización de la empresa así como las funciones que deberá realizar.
También pueden formular nuevos diseños de comunicación que permitan mejorar la relación entre trabajadores, para que este empleado no solo tenga claro la estructura de la empresa sino que se sienta parte de y se sienta dentro de un ambiente de confianza entre compañeros de trabajo.
También es importante tener en cuenta que para que las RRPP puedan realizar estás acciones es necesario contar con el apoyo de la Gerencia por lo que es necesario que antes se le haga ver a ésta la importancia y los beneficios de las RRPP.
Sin duda me encuentro de acuerdo con mis compañeras. Cuando un trabajador inicia a laborar en una empresa generalmente desconoce muchas cosas de la misma.
Me parece muy importante que se le informe sobre la cultura organizacional, los valores, metas, visión y misión de la empresa. Los empleados deben de conocer el entorno en el que trabajan y las políticas con las cuales la organizacion o empresa se rige.
Los empleados reflejarán parte de la cultura empresarial de la misma.
"Es importante destacar que los fines principales de toda labor de Relaciones Públicas, responden principalmente al propósito de acercar, comunicar e interrelacionar la empresa con quienes la integran y con los sectores externos que se encuentren efectiva y potencialmente ligados." (miespacio.org)
Se debe de integrar al empleado al ambiente laboral y a las labores que desempeña tanto él como sus compañeros. Las capacitaciones son medios frecuentes usados para integrar y ubicar a los nuevos trabajadores.
Por su parte y por lo ya mencionado, los flujos de información deben de ser eficientes para que el integrante logre adaptarse y eventualmente identificarse con la empresa.
Las normas del ente deben de quedar delimitadas para que el nuevo empleado logre cumplir con ellas.
Una organización es la forma como se estructura una empresa, de acuerdo a su jerarquía, responsabilidad, niveles de autoridad y división del trabajo. Cada empresa de acuerdo a sus intereses elige la organización que más le parezca.
Algunos tipos de organización fomentan más el trabajo en equipo, los libres flujos de comunicación mientras que otros fomenntan la centralización de la decisiones y la obediencia. Es por esto que un nuevo empleado, antes de aceptar debe conocer la estructura organizativa que le espera para que tome una decisión si prefiere trabajar con gran libertad o prefiere una mayor dependencia.
La labor de RRPP es orientar esta decisión proporcionando y habilitando canales de comunicación, inducción y capacitación en la asignación de labores.
Los flujos de comunicación ya estan establecidos de acuerdo al tipo de organización, y el nuevo empleado debe conocerlos para así saber a quien tiene que responder y sus nivel de responsabilidad y autoridad.
Diseñar estrategias claras para evitar confusiones y mal entendidos entre los empleados.
Así como uno de los énfasis de las Relaciones Públicas con los colaboradores de la empresa, el público interno, de esa forma debe velar por el bienestar de un empleado independientemente de que sea nuevo o más antiguo en la empresa.
Aunque el hecho de que el empleado sea nuevo implica un mayor apoyo para lograr su inserción al grupo y que se amolde a las costumbres y actitudes de sus demás compañeros.
Es importante, por lo atnto, una adecuadad comunicación, que fluya de la manera adecuada tanto horizontal como verticalmente.
Es impornatante hacer ver a la gerencia que en estas situaciones va implicada toda la empresa como una "gran familia", osea que no es responsabilidad única y exclusiva del RRPP el hecho de controlar y velar por que el nuevo colaborador se inserte bien en el entorno laboral, de todos depende crear un ambiente agradable, claro que impulsado por un buen proyecto de comunicación, pienso yo.
COn respecto a la carta que menciona Raquel, estoy de acuerdo que es de vital importancia el conocimiento de la empresa, que el nuevo empleado sepa en donde está y hacia dónde pretende ir la empresa para que de manera más fácil él se pueda unir al equipo luchando por el mismo abjetivo.
Leyendo con los comentarios de mis compañeras tb concuerdo, respectivamente en visión pero como planteaba lucía es algo que se hace en RRHH y que RRPP debería coordinar y asesorar.
Aunque los empleados deben ser participes de la integración de su nuevo compañero.
Además también existen los vicios de empleos anteriores, en las que el empleado tiene una manera de trabajar o de comportarse y que tal vez en la compañía no se permitan (tal caso podría explicarse, como con horas del café, almuerzo, asignaciones, horarios y demás cosas que en el ejercicio de la práctica se aprender a pura prueba-error).
Más que una carta, creo que en una comunicación clara y precisa. O que sea un compañero de trabajo que lo apadrine en dudas que podría tener en el ejercicio de la carrera (como el patrino que se tuvo para matricular por primera vez en la UCR).
Y que de una manera sincera conteste dudas, y le ayude con las pautas a seguir para desempeñar bien su trabajo.
Creo que el proceso de inserción y adaptación de los empleados se empieza a dar desde que se considera necesario contratar a alguien que desempeñe "X" funciones, por esto creo que es de suma importancia que exista una delimitación de puestos y funciones clara y concisa, preferiblemente que esté por escrito para que no se preste a confusiones o malas interpretaciones, este documento debe existir previo a la contratación de cualquier empleado.
En el momento que se debe incorporar al nuevo colaborador se le debe brindar, como dijo Raquel, toda la información sobre la empresa y sobre su puesto, además de mostrarle las instalaciones para que no se sienta como un extraño en el lugar.
Además, creo que es muy importante, y esto es parte del trabajo que desempeña el RRPP, la cultura de todos los empleados de la empresa pues si éstos se portan despectivos y poco serviciales el nuevo colaborador se sentirá fuera de lugar y hasta despreciado.
También se le debe dar a conocer los mecanismos de comunicación interna y de ser necesario brindarle capacitación para su uso.
Este punto de la capacitación creo que es muy importante porque mediante este tipo de actividades motivan a los trabajadores y les hace pensar que sus jefes no solo se interesan por las ganancias de la empresa sino por el crecimiento personal de los empleados.
Finalmente, creo que se le debe dejar claro al empleado quiénes son sus jefes y quiénes sus subordinados para evitar problemas.
Desde las Relaciones Públicas se puede ayudar a la inducción del empleado mediante la realzación de materiales (como un manual), además del recibimiento y mostrarle al empleado las instalaciones mientras se le explica el funcionamiento de la empresa para que conozca su lugar de trabajo.
También se puede influir en las decisiones de los altos jerarcas a favor de los empleados para que éstos, desde que empiezan a trabajar, se sientan motivados.
Y por último, podemos ejercer una función de mediadores entre los altos mandos y los nuevos empleados, de forma que con las decisiones que se tomen ninguna de las partes se vea afectada y ambas ganen algo.
Claro está para todos, que recursos humanos es el departamento por excelencia para tomar cartas en el asunto.
Sin embargo, suele pasar que despues de que se le ha contratado a alguien para un determinado puesto, a este se le deja olvidado, es entonces donde entra el papel del relacionista publico.
En muchas empresas se les da una inducción, en la que se les enseña los aspectos básicos de seguridad, la mision y la visión y ciertas reglas bajo las que se maneja la empresa.
La inducción puede o debe ser una tarea planificada por ambos departamentos (adm y rrpp) en los que cada uno se encargue de planificar bien los contenidos, creando un balance entre reglas a seguir y una identificación con la empresa.
Es bueno hacerle ver al nuevo miembro, que cuenta con ciertas ventajas, pero sobre todo, demostrarle o al menos hacerle sentir que es parte importante de la organización y que por lo tanto contará con mecanismos de comunicación (que por supuesto serán brindados por el departamento de relaciones publicas.)mediante los cuales se espera participe en el desarrollo de la misma
El ambiente laboral y como éste está estructurado afecta directamente al empleado. Asimismo, cualquier irregularidad relacionada con la organización administrativa interfiere con el desempeño y con la adaptación del mismo. Para muestra un botón, mi novio empezó a trabajar en Corporación Pipasa en enero pasado y a nivel de administración me comento las irregularidades y como éstas lo afectaban a el directamente y al departamento del que estaba a cargo: Calidad. La administración era subjetiva; es decir, si los superiores veían alguna error o irregularidad en el trabajo o proceso no preguntaban, no tomaban en cuenta la opinión de los otros (en algunos temas) sino que se quedaban con lo que veían y con lo que de inmediato pensaban. Además, los puestos gerenciales se manejan por influencias; de la misma forma, no se apegan a especificaciones del proceso de materias primas y la toma de decisiones no se basa en análisis objetivos sino que se basa en influencias personales. Por lo que, el departamento de calidad se veía limitado por éste tipo de decisiones ya que no se desarrolla el trabajo de la mejor manera. Es decir, si se recibe una materia prima con características fuera de las normales afectan el producto final y el que sale con toda la culpa es el departamento de calidad. Además, no se asume la responsabilidad de la toma de decisiones y lo que se hace es buscar culpables, este tipo de situaciones refuerzan una actitud individualista y se deja de lado el trabajo en equipo, no se buscan soluciones colectivamente. Asimismo, no se le da importancia que merece a ciertos departamentos, se dan casos en los cuales se esconden productos malos, ya que Producción se interesa únicamente por producir y no hay una cultura calidad integral. El departamento de calidad es el único que toma la responsabilidad cuando en realidad deben ser los departamentos de calidad y producción. El problema en este tipo de Corporaciones es que son conglomerados tan grandes que los canales de comunicación se ven afectados por causa de la super división de plantas y da paso a una administración autoritaria en donde las decisiones se toman en círculos cerrados. Se incentiva el miedo al jefe, lo que da como resultado empleados complacientes. La pregunta es ¿Dónde está el departamento de RRPP? Bueno, es obvio que lo que hay que hacer es arreglar los canales de comunicación rotos o talvez estrenar aquellos que no se han utilizado todavía. No se debe reducir las Relaciones Públicas a tomar fotos en inauguraciones y mandarlas a los empleados. No se puede conformar con mandar una presentación power point a los empleados para dar una buena imagen si la realidad cotidiana les enseña un ambiente laboral hostil; las imágenes no pegan. Es decir, se está hablando de dos fotografías diferentes.
Se debe habilitar un sistema más participativo y diagnosticar qué puntos están más débiles en la organización misma en tema de relaciones laborales entre superior y subordinado, detectar las irregulares, propiciar un ambiente que elimine los vicios. Cuando se aprende a escuchar al otro se obtiene una imagen más acercada a la realidad.
Es necesario tomar en consideración que todas las empresas poseen estructuras administrativas diferentes, y que las mismas responden a necesidades y objetivos particulares. Además que el contexto en que se desarrollan generalmente posee características muy diversas.
Desde la razón de ser de la organización administrativa, hay tres aspectos que pueden brindar lineamientos básicos para ejecutar acciones que respondan en el caso particular, sobre el ingreso de un nuevo empleado a un lugar de trabajo.
Dichos aspectos responden básicamente a tres cuestionamientos, ¿cuál es el objetivo planteado?, ¿qué se espera? Y ¿cuáles son las herramientas con las que cuenta la empresa?
En el caso que el puesto no exista anteriormente en la empresa,se procede a
1) Crear un perfil del puesto, las necesidades a las cuales va a responder el mismo, las responsabilidades que se le adjudicarían al puesto y el beneficio del mismo al alcance de los objetivos de la empresa.
2) La disposición del espacio físico estratégico, para propiciar el desempeño de una función eficaz y eficiente.
3) Una inducción o preparación, para que el nuevo integrante de la empresa responda y ejecute sus responsabilidades eficaz y eficientemente.
En resumidas cuentas, la inserción de un nuevo integrante a una empresa, puede enfrentar dificultades desde el espacio físico hasta la inexistencia en la claridad y límites de las labores y funciones a ejecutar dentro de la misma.
Los aportes de las Relaciones Públicas, a la organización administrativa, en este caso particular:
- La creación de estrategias para analizar el ambiente laboral real, que se vive en el lugar de trabajo al que va a ingresar el nuevo miembro
- Estudiar y proponer soluciones o medidas preventivas a los posibles impactos o dificultades que puede generar el cambio.
- Estructurar actividades para dar a conocer el detalle y límites de las funciones de cada miembro y la importancia de todos en el alcance de los objetivos. Para que no vean en el cambio una posible amenaza, que dificulte las relaciones interpersonales
En fin pueden mencionarse un sin número de acciones, pero todas hay que evaluarlas con relación a la realidad de la empresa.
Al ingresar a un trabajo distinto, todo se ve como nuevo, desde las labores designadas para el puesto que se va a ocupar hasta las relaciones con los nuevos compañeros. Y es precisamente en este sentido, el de la interacción con los demás, donde considero que pueden darse situaciones que afecten el ánimo, la autoestima, el desempeño y motivación del nuevo empleado.
Esto, sencillamente, porque el ser humano experimenta en todo momento sentimientos y sensaciones que le llevan a evaluar cada una de las experiencias de las que forma parte. Y, sin duda, el resultado de dichas evaluaciones incide en la forma en la que se va desempeñar en determinada tarea.
Por tal razón, si una persona llega nueva a una organización y, como se ha dicho anteriormente, no se le da la debida información, y presentación ante los demás compañeros. El individuo, definitivamente, se sentirá como en otro mundo, y presionado por el ambiente laboral, sino entiende la dinámica de la que está entrando a formar parte.
Las Relaciones Públicas son un área dentro de la organización indispensable para comunicar, interrelacionar e informar mediante los flujos de comunicación en sus diferentes dimensiones. Pero su trabajo debe estar de la mano con los demás departamentos encargados del asunto.
La entrada de un nuevo empleado viene a ser un momento oportuno para que la organización se proyecte a lo interno. Así como lo mencionaba Pamela y ejemplificaba Raquel, se debe informar al empleado mediante estrategias asertivas, que le den la información que necesita sin que el mismo se llegue a sentir bombardeado de información.
Y esta inducción no sólo debe estar orientada a conocer la organización como institución, ni sólo para poder manejar su puesto con éxito, sino que debe incluir una parte que integre la relación con los demás, el planeamiento de actividades cada cierto tiempo, las atenciones directas de la empresa para con los colaboradores y los detalles vienen a ser el motor que impulsa una buena red de relaciones interpersonales entre los empleados de una organización.
El proceso de inserción de un(a) nuevo empleado(a)a una empresa no es tan simple o innecesario de realizar como algunos gerentes consideran.
Muchas organizaciones, tal como lo mencionó Lucía, cuentan con un Departamento de Recursos Humanos encargado de preparar talleres de inducción para facilitarle toda la información que el empleado(a) debe conocer y aplicar en su nuevo trabajo.
Sin embargo, todo proceso significa la necesaria y de hecho implícita incorporación de los principios básicos que rigen a una organización. La definición funcional de las tareas individuales y de las actividades del organismo o departamento para el que empezarán a trabajar, debe considerarse como un aspecto primordial a ejecutarse, ya que de lo contrario el proceso de integración del nuevo empleado(a) podría verse afectado. Ligado a este aspecto está el principio de la gradación. Si al empleado(a) no se le deja claro a quién debe rendirle las cuentas sobre sus funciones y ante quién posee la potestad de autoridad; éste se podría sentir confundido, no sabria a quién acudir en caso de tener una inquietud, o podría cometer una imprudencia por su falta de información.
Es importante que se propicie un ambiente de igualdad para el nuevo(a) compañero(a) de trabajo. Ante todo es importante dejar en claro que debe haber un equilibrio entre el volumen de autoridad y de responsabilidad de los empleados(as); con el fin de dejar las cosas claras desde el inicio laboral del nuevo(a) empleado(a) y evitar futuros reproches o discordancias.
Como relacionistas públicos debemos propiciar, ante todo, la aplicación de estos principios y su eficiente ejecución. Resulta indispensable mantener a los antiguos empleados informados sobre la llegada de un nuevo(a) compañero(a) de trabajo. Propiciar quizás un adecuado recibimiento y una elaborada induccion al empleado(a) que contribuya a definir su futuro rol dentro de la organización. Es nuestra responsabilidad mantener un ambiente sano y productivo entre los y las empleadas más antiguos(as) y los o las más recientes. De allí que debamos actuar como actores intermediarios para lograr una adecuada definición funcional e igualdad de autoridad y responsabilidad laboral.
Muchas gracias a todas por sus aportes. Me gustarís rescatar algunos comentarios.
Es importante tomar en cuenta el comentario de Marysela, sobre todo para estrategias propuestas como el manual de inducción que propone Raquel. Es importante cuidar la redacción para que nuestra cmunicación no evidencie un mundo de fantasia que en muchas ocasiones solo sucede en la mente de la gerencia... ademas considero (muy personalmente) que hay que tener cuidado con palabras que ustedes mencionan como ¨a la familia tal¨ ya que primero habria que evaluar el clima y la cultura de la empresa para saber si es consecuente esa frase.
Interesante las acciones mencionadas por Josseline y sobre todo su comentario de que no estamos capacitados para todo pero que si estamos para apoyar los procesos... Coincido con Lucia y demas compañeras acerca del gran peso de rrhh en el proceso de inducción, un aporte de pr que no vi mencionado se enfoca mucho en analizar, incluso tener detectada la induccion informal.... esa que sucede cuando el compañero se acerca a un grupito y todos le empiezan a decir como es que funcionan más allá del papel las cosas en la organización.
Algunos de esos aspectos, además de los ya mencionados, pueden ser la falta de claridad o definición de los roles de los empleados, o específicamente del empleado nuevo; la falta de comunicación asertiva que permita un intercambio de ideas constructivo y no destructivo, como muchas veces pasa con la gente nueva (porque los de mayor experiencia no aceptan ideas contrarias a las suyas); ausencia de autoridad por parte de los jefes, que impidan un buen desenvolvimiento de la nueva persona en su trabajo; su misma falta de responsabilidad, ya que estará fallando a la empresa; un rechazo por parte de los compañeros de trabajo; la poca productividad que pueda tener el nuevo empleado por las causas anteriores; discrepancias con los valores de la empresa u organización; desconocimiento de las personas con las que trabaja y a quienes debe rendir cuentas.
Concuerdo con lo que dice Evelyn: de hecho lo que yo pensé al imaginarme al nuevo empleado, es el choque que produce llegar a un lugar y tener que acoplarse a la dinámica de trabajo del mismo. Así como sucede cuando una llega a un lugar ajeno y debe habituarse a la forma de ser de las personas, sus costumbres y la forma de hacer las cosas.
Esto mismo pasa en una oranización; el nuevo empleado debe ver cuál es la rutina para trabajar, qué está presente dentro de la cultura organizacional (como hablábamos en lecciones pasadas, el hecho de tomar café a la misma hora que los demás, por ejemplo, o de realizar el trabajo en el tiempo en que los demás dicen, etc), cómo se manejan las relaciones de pares y las de jefes/subordinados; cuál es el protocolo para el trabajo; de qué manera se relacionan con los clientes.
Todos estos detalles son cosas que la persona nueva debe aprender, en el menor tiempo posible, para poder acoplarse al nuevo luegar de trabajo.
Ahora, esto supone un gran estrés y una acelerada capacidad de aprendizaje. Desde el punto de vista de las RRPP, lo que me imgaino es que nuestro trabajo sería contrarrestar esa tensión con elementos que contribuyan a tomarlo más tranquilamente y que ayuden a observar esos detalles.
Por ejemplo, un aporte de las RRPP sería dar una inducción previa al ingreso al trabajo; puede ser, como dijo Raquel, un manual como el que detalló; algo que le indique al hombre o a la mujer que es bienvenid@ a este lugar, y que puede sentirse a gusto aquí. Además, se le dan los valores, la misión y la visión de la empresa, y esto me parece muy importante, porque le da un espacio a la persona para perfilar a la organización y por lo tanto a las personas que en ella trabajan, previendo así el tipo de personas que se encontrará.
Yo también pienso que un acercamiento a las personas, más que a lo que se hace o lo que se quiere llegar a ser en la organización, es importante. Esto, como dice Eve, es porque es difícil ser el más nuevo dentro de un grupo ya establecido. ¡¿cierto, no?! Como cuando alguien nos presenta a su crículo de amigos, y los temas de conversación son totalmente ajenos a nuestra experiencia; no entendemos nada. Un primer acercamiento, el decirle a la persona que nosotros estamos ahí para ayudarlo y para llevarlo a su cubículo, por ejemplo, y presentarlo a los colegas, es ya un paso sumamente importante. Claro, dentro de la empresa debe existir esa cultura de bienvenida, de no pensar que son superiores sólo por su experiencia en el puesto, sino que son pares porque quien entra ocupará su mismo puesto. La humildad, la solidaridad, son valores importantes en este caso, para darle la bienvenida.
Publicar un comentario